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オレンジ色

雑談とか日常思ったこととか

細かいところにこだわろう

記事のまとめ

なにかを「完成」させるためには、細かなところまで完璧に仕上げる必要がある。

完成のイメージ形があれば、

細かく一歩一歩パズルを組み立てるように仕上げても、

全体をざっくり作ってからピントを合わせていくように仕上げても、

トータルの工数はほぼ等しい。

ただし、仕事では途中の進捗状況の報告が必要なので、

上司に進捗報告する場合は全体からピントを合わせるほうが得である。

 

本日の記事は以下↓

最近、チームでレポートを仕上げる仕事があり、、、

ようやく本日提出を終えました!!!

いやー長かった!でも、完成させれたので一安心です!!

 

本日は、このレポートを仕上げるプロセスで思ったことをまとめます。

レポートの仕上げといっていますが、

仕事でアウトプットを作るときに必要な視点なんじゃないか?

って思ったことなので、仕事一般の話として聞いてもらえればと思います。

 

今回、パワーポイントのレポートを120枚程度、僕を含めて3人のチームで仕上げました。そのとき、僕以外の二人のレポートの進め方がまったく違っていて面白かったんです。

 

最初、レポートの内容を決める構想段階ではふたりとも同じく、

レポートへのインパクトが大きいところから内容を詰めていきました。

 

問題は、構想が決まって、実際にレポートで言いたいことが確定したあたりから、

二人の仕事の進捗に大きく差が出始めました。

つまり、内容が決まって、後はアウトプットを作るだけ、となったときです。

 

一人は、レポートの全ページをまんべんなく仕上げていって、

どれも中途半端ですが、

完成形のイメージがぼやっと見えてくるプロセスをふんでいました。

カメラのピントがだんだん合っていく感じと言えばわかりやすいかもしれません。

 

もう一人は、1ページ1ページを完成まで仕上げてから次のページを作っていました。

いわゆるBaby Stepsというか、一歩一歩確実に進む進め方でした。

 

この二人に、レポート作成過程でそれぞれ障害にぶつかりました。

 

前者のざっくりと作ってピントを合わせていくほうがぶつかった障害は、

いざ最終形を作ろうと細かな点を詰めていった際になって、

入手に時間がかかる情報が未入手だと気がついたのです。

その情報が手に入ればあと5分でできるのに、、、

情報の入手には相手があることだったので、情報の入手まで2日間かかりました。

 

一方、後者の一歩一歩大事に進めていったときにぶつかった障害は、

1枚1枚作っていったところ、前者と同様に情報の不足が判明して時間がかかりました。

情報不足が確定した場面で他に進まず待つ、なんてことはせずに、

その情報がきたらすぐに完成できるようにして進めていきました。

まぁ、とはいっても前者よりもレポート作成のスピードが遅いので、

最後のレポートの完成は、前者とほぼ同じタイミングでした。

 

二人が同じ仕事をしたわけじゃないので単純に比較はできませんが、

要は、細かいところまで詰めながら進めても、ざっくりと全体から作っていっても、

どちらでも障害は生じたのです。

 

情報が不足しないように、構想の時点で完璧にできればもちろん良いのですが、

現実の仕事でそれは不可能です。

もちろんクリティカルな部分は抑えていますが、

細かな情報(それでもレポートには必要)の入手が漏れることはなかなか防げません。

他の仕事でも、例えば建築の設計図を書きあげるとき、

数センチレベルの詰めをしたら、他の部分が少しずれてしまうとか、

どうやっても完成には微調整が必要になると思います。

 

今回の僕の仕事では、細かく詰めていっても、大枠からピントを合わせていっても、

トータルの工数はほとんどかわりませんでした。

 

しかし、1点違う点がありました。

上司からの見られ方の点です。

前者は、ざっくりと全体が見えるように作っていたので、

「8割程度完成しているように見えるもの」

が早い段階でできていました。

 

一方、後者のように1枚ずつ完成形にしていったときには、

当然前者よりも進捗が遅く、

中途半端に作ったパズルのように見えてしまい、

「ここが足りないじゃないか!」と一目瞭然の状態になりました。

 

後者の人も、足りないことはわかっているのですが、

見る側としてはまず全体から見たいものでしょう。

 

もし、後者の人が作ろうとしているパズルの欠けている部分が、

上司が想定する構想とずれていたら、作業の巻き戻しが発生します。

そんなことは構想段階であまり起こらないようにはしていますが、

たまにディスコミュニケーションが生じていたりしてしまうこともあります。

だから、上司が部分まで完全じゃなくても全体から見たい、というのは当然だと思います。

 

今回の経験から、仕事を仕上げるときには、

「まず全体を見えるように作ること。」

「ただし、細かくつくり上げる時に必要な検討・作業の漏れに留意すること」

を念頭に置いた進め方が良いと思いました。

 

何かの完成には、どうやっても細かな点の微調整が必要になってきます。

微調整がすぐに対応できることならば良いのですが、

細かな微調整でも、けっこう全体に影響を与えるものです。

 

微調整の必要性に気がつくタイミングは、完成を目指したときです。

ざっくりと完成のイメージまではできていても、

実際に完成させようと思ったらちょっと足りない。

 

だからこそ、

「細かなところにこだわりながら作らなければいけない!!!」

という教訓を今回得ました。

 

今回の経験上では、どちらの進め方でも工数はそんなに変わらないので、

進捗報告が必要な場合は全体からピントを合わせていく進め方、

進捗報告とか必要ないものであれば、どちらの進め方でもいいと思います。

 

以上、コンサルタントのレポーティングの経験とそこからの教訓でした。

それではまた!